Arkivansvaret i offentlige organ

I arkivforskriftens § 1.Arkivansvaret i offentlege organ, heter det:

Offentlege organ etter arkivloven § 2 plikter å halde arkiv. Arkivet skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. Hver enkelt kommune og fylkeskommune kan fastsette hvilke institusjoner og enheter som skal holde eget arkiv.

Det overordnete ansvaret for arkivarbeidet i et offentlig organ ligger hos den øverste ledelsen i organet. I kommuner og fylkeskommuner er dette en del av det ansvaret som er lagt til kommunedirektøren etter kommuneloven §§ 13-1 og 25-1. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar også arkivene etter offentlige utvalg som de har nedsatt, og arkivmateriale som er overført til arkivdepot.

Rådmannens ansvar

Rådmannen har det overordnete ansvaret for kommunens arkiv, og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet i Dyrøy kommune, er i samsvar med regelverket. 

I Dyrøy kommune er den daglige oppfølging av rådmannens arkivansvar delegert til leder for Servicekontoret. Dette innebærer blant annet å følge opp rapporter om mangler ved kommunens arkivhåndtering, og et system for melding av avvik. Oppretting av avvik som krever større økonomiske utlegg skal legges fram for rådmannen.

Sentrale oppgaver vil være:

• Tilsette eller oppnevne en arkivansvarlig og etablere en felles arkivtjeneste.
• Sørge for tilstrekkelig bemanning
• Stille tilfredsstillende lokaler og nødvendig utstyr til disposisjon
• Midler til innkjøp av de varer og tjenester som trengs i arkivet
• Legge til rette for at arkivpersonalet har oppdatert tilfredsstillende faglig kompetanse bl.a. gjennom deltakelse i kurs og opplæring

Arkivleder skal:

• ha et overordnet faglig ansvar for kommunens arkivtjeneste, og påse at arkivarbeidet er i samsvar med gjeldende regelverk
• veilede det øvrige arkivpersonalet og ta initiativ til nødvendig opplæring
• være leder for arkivgruppen (arkivforum) i kommunen
• ta initiativ til oppdatering og/eller endringer i arkivplanen
• holde seg oppdatert om den arkivfaglige og teknologiske utvikling som har konsekvenser for arkivarbeidet
• rapportere til sin leder, og har plikt til å påpeke feil og mangler ved kommunens arkivhåndtering
• være kommunens kontaktperson for Arkiv Troms i saker som angår arkivdanning og arkivdepot
• være ansvarlig instans for materiale som tilbakelånes til kommunen fra arkivdepot, såkalt fjernlån

Arkiv Troms skal:

Dyrøy kommune er deltaker i samarbeidet om en felles regional arkivinstitusjon; Arkiv Troms, og har delegert ansvar for følgende oppgaver til arkivet:

1. ordning og katalogisering av kommunens eldre arkiver, i første omgang fram til rundt 1980
2. oppbevaring og sikring av eldre og avsluttet arkiv
3. mottak av kommunale personregistre som er gått ut av aktiv bruk
4. arkivfaglig opplæring av ansatte i kommunen gjennom kurs og veiledning
5. rådgivning og informasjon slik at arkivdanningen i kommunen følger gjeldende lovverk
6. rådgivning og informasjon slik at kommunens arkivlokaler er i forskriftsmessig stand
7. gi informasjon og veiledning til publikum om Kåfjord kommunes arkiver
8. gi informasjon og veiledning om bevaring av privatarkiver