Ord og begrep
Her finnes en oversikt over ord og begreper som brukes i arkivsammenheng, med en kort forklaring på nettsidene til Arkivverket.
Periodisering av arkiv
Informasjon om periodisering, se nettsiden til Arkivverket.
Avlevering av sensitivt personregistermateriale
Informasjon og retningslinjer for overføring av sensitive personregistermateriale til arkivdepot på nettsidene til Arkiv Troms.
Avlevering av eldre og avsluttet arkiv, digitalt materiale
Informasjon og beskrivelse av framgangsmåte for overføring av elektronisk materiale, finnes på nettsidene til Arkiv Troms.
Avlevering av eldre og avsluttet arkiv, ikke-digitalt arkivmateriale
Informasjon og beskrivelse av framgangsmåte for overføring av ikke digitalt materiale (papirarkiv), finnes på nettsidene til Arkiv Troms.
Bruk og oppdatering av arkivplanen
Arkivplanens funksjon
Arkivplanen skal brukes som arbeidsredskap av alle ansatte i Dyrøy kommune. Målet er at alle som håndterer dokumenter som blir til som ledd i den virksomhet kommunen driver, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke praktiske løsninger kommunen har valgt på arkivområdet.
Oppdateringer
Det legges opp til årlige oppdateringer av arkivplanens arkivoversikt og rutinebeskrivelser, men hovedrevisjon vil finne sted hvert 4. år. Det vil bli sendt ut melding om hvilke endringer som blir gjort umiddelbart etter revisjonen.
Alle brukere har ansvar for å gi tilbakemeldinger på den informasjon som finnes i planen. Dersom registrerte opplysninger ikke stemmer eller endringer har funnet sted skal arkivleder kontaktes på telefon 77189200 / 922 12 868 eller pr. e-post postmottak@dyroy.kommune.no.
Arkivplanen skal rutinemessig periodiseres hvert 4. år, på lik linje med resten av arkivene i Dyrøy kommune.
Kommunens arkivleder, i samarbeid med arkivgruppa i Dyrøy kommune, vil ha det daglige ansvaret for å følge opp arkivplanens bestemmelser i forhold til alle virksomheter i kommunen, i tillegg til årlig redigering og periodisering hvert fjerde år.
Arkivverket
Her finner du informasjon om mottak, test og langtidslagring av elektronisk og analogt arkivmateriale, samt en oversikt over tilgjengelig metodikk og verktøy og løsninger.
Ved skader på arkivmateriale
Ved skader på arkivmateriale bør Arkiv Troms kontaktes så snart som mulig. I vanlig kontortid ringer man 941 74 170 eller sender epost til post@arkivtroms.no. Etter arbeidstid kontaktes arkivets sjef Hilde Elvine Bjørnå på 901 37 535 eller nestleder Ole-Bjørn Fossbakk på 951 20 480.
Arkiv Troms vil veilede i hvordan skadeomfanget kan reduseres.
